OCS використовує різноманітні підготовлені електронні листи для спілкування під час робочих процесів, таких як: запити Директора на призначення Директорам треків; запити на рецензування та відповіді між Директорами треків та Рецензентами, а також повідомлення від Директорів треків Авторам. Керівник конференції може знайти повний список шаблонів листів, натиснувши посилання "Підготовлені листи" в розділі "Загальне управління" на сторінці "Керування веб-сайтом". Їх можна редагувати, натиснувши посилання "Редагувати" поруч із кожним з них, а також вимикати або скидати до початкового шаблону. Можна створювати нові шаблони листів.

Іконки електронної пошти для різних завдань з'являються по всій системі. При натисканні на іконку електронної пошти генерується лист за замовчуванням, готовий до відправки, хоча відправник може відредагувати його перед відправкою. В електронному листі автоматично заповнюється адресат (якщо він є), а решта полів заповнюються відповідною інформацією, такою як назва та анотація відповідного подання, термін виконання рецензії або доступ до подання. Відправник може змінити адресу електронної пошти одержувача та додати додаткових одержувачів, за винятком тих випадків, які передбачають відправку паролів (з міркувань безпеки).

Зверніть увагу, що виправлення адреси одержувача під час редагування електронного листа не змінює адресу електронної пошти, вказану на сторінці профілю в цій системі. Для постійного виправлення адреси електронної пошти одержувача необхідно повідомити Керівника конференції, який має повноваження вносити такі зміни в профіль.