У цій системі Автор бере участь в індексації подань на конференцію. Сама система також генерує деякі елементи індексації або метаданих (такі як назва конференції, дата, URL-адреса тощо). Метадані, або дані про дані — це набір термінів, які описують документ або дані (подібно до термінів індексації). Конференція використовує протокол метаданих для індексації подань, розроблений та підтримуваний Open Archives Initiative (OAI), який, у свою чергу, базується на Dublin Core Metadata Initiative. Протокол OAI Metadata Harvesting Protocol є сучасним стандартом для наукових досліджень, що дозволяє пошуковим системам, сумісним з OAI, створювати дослідницькі індекси на основі ресурсів з усього світу. Крім того, вміст конференції доступний через Google та інші стандартні глобальні пошукові системи.
Елементи метаданих. Dublin Core складається з 15 елементів метаданих, які використовуються для ідентифікації та опису документів. Елементи включають традиційні терміни індексації для ідентифікації документів, такі як Автор, Назва, Опис (Анотація), Тематика; а також дозволяють проводити більш детальну або точну індексацію шляхом включення таких елементів, як Тип, Охоплення та Спонсор. Керуючий конференцією та Директор обрали елементи метаданих, які є відповідними для запланованої конференції, та надали приклади для кожного з них — виходячи зі сфери та спрямованості конференції — для допомоги Авторам. Це робиться у Кроці 2.4 «Налаштування запланованої конференції».
Переваги індексації. Авторам рекомендується виконати індексацію свого подання на другому кроці процесу подання; вони матимуть можливість переглянути та змінити метадані як частину редакційного процесу. Метадані також перевіряються під час редагування. Метадані цієї конференції будуть «зібрані» рядом спеціалізованих наукових пошукових систем, які створюють дослідницькі індекси або путівники. Добре проіндексовану роботу набагато легше знайдуть ті, кому вона потрібна, і вони з більшою ймовірністю процитують її. Хоча існують обмеження щодо кількості термінів, за якими індексується робота, Авторам рекомендується подумати про те, як їхня робота позиціонується і як її можна знайти завдяки цій детальній індексації.
Завершення кроку індексації та метаданих. Під час введення анотації можна використовувати певні теги HTML для складнішого форматування. Якщо запланована конференція приймає лише анотації, це буде останнім кроком процесу подання; в іншому випадку вам буде запропоновано виконати подальші кроки.